Как на сегодняшний день обычно решается задача хранения и доступа к файлам:

1. В небольших организациях – на локальных дисках компьютера в папках с общим доступом.
2. На выделенных файл-серверах, на сетевых дисках.
3. С использованием ECM-систем.

Способ хранения и доступа к документам на сетевых дисках и в общих папках – самый используемый, он требует самых минимальных настроек и доступен в любой версии Windows. Так же хорошо известны и его недостатки – это, прежде всего то, что доступ к файлам возможен, как правило, только из офиса, отсутствие полноценной возможности коллективной работы без использования дополнительных программ, отсутствие порядка хранения файлов (термин «файлопомойка» возник не на пустом месте).

Для хранения документов предприятия и управления ими существуют системы ECM (Enterprise content management), например Documentum или системы на основе IBM Lotus Notes. Такие системы включают в себя приложения для управления документами и политиками хранения, ведение архивов и справочников, создания корпоративных web-порталов (управление web-контентом), wiki, workflow (средство управления потоками документов), средства учета и аудита. Это большие системы, они дороги, громоздки и требуют значительных трудозатрат при внедрении и поддержки, их использование оправдано в крупных организациях (например, государственных) с устойчивой неизменяемой иерархичной структурой и повышенными требованиями к формам документов, их учету, движению и хранению.

Для небольших и средних организаций, где важна, прежде всего, мобильность и гибкость, а бизнес-процессы оперативно подстраиваются под требования рынка, подобные системы не подходят.

Отдельно, несколько слов про Microsoft SharePoint, который позиционируется, как средство совместной работы для небольших организаций. Прежде всего — это тесная связь с другими продуктами Microsoft, чтобы оно как-то работало, придется устанавливать еще как минимум ActiveDirectory и Exchange. С другой стороны, даже если все уже есть, то система требует достаточно сложных настроек. А про сложность интеграции продуктов MS с другими продуктами, сказано уже много. Вот здесь интересный обзор мнений экспертов по использованию SharePoint.

Существуют также открытые ECM системы, бесплатные или условно бесплатные. Для использования в малых и средних организациях они имеют неоспоримое преимущество — малые первоначальные затраты.

Мы используем Alfreco (alfresco.com), это открытая ECM. С ее помощью можно организовать корпоративный файлообменник/хранилище документов при минимуме настроек. Alfresco – это обычное J2EE приложение и может быть запущено на любом J2EE сервере, со всеми возможностями по масштабированию, которые предлагает эта технология.

Вот что из всех возможностей системы нам особенно понравилось:

1. Доступ к документам через web-интерфейс. Можно работать из дома, в командировке.
2. Поддержка версионности документов.
3. Поддержка коллективной работы. Видно кто в данный момент работает с документом.
4. Автоматическое перемещение документов по папкам в зависимости от свойств документов.
5. Возможность очень тонкой настройки разграничения доступа.
6. Возможность подключать хранилище документов как сетевой диск.

Но самое крутое – поддержка протокола SharePoint Server и интеграция с продуктами Microsoft Office. Вот как это выглядит.

Иконка “Редактировать на месте”:

Чтение документа из Alfresco в Word:

Сохранение документа из Word в Alfresco:

То есть документы MS Office можно редактировать из браузера прямо “на месте”, не надо их сначала скачивать на локальный диск, потом запускать Word, потом загружать исправленный документ обратно на сервер. Приложения Office работают с документами на сервере Alfresco так, как будто они лежат на локальном диске. Очень удобно!

Учетные записи пользователей могут храниться в Microsoft AD, в LDAP или внутри системы.

Alfresco кроме этого позволяет еще много чего интересного, но выходящего за рамки простого корпоративного «файлообменника».

Работает система на Windows или Linux, может быть установлена на собственном сервере или в дата-центре провайдера.

Можете скачать софт и документацию, установить и настроить сами, можете обратиться к нам: установка и настройка – 4 нормо-часа, плюс опционально первоначальное обучение.

И последнее: нас иногда спрашивают – как в BPM-системах хранятся документы? Ответ: кое-как. Системы BPMS в принципе могут хранить документы, но лучше хранить их в ECM, а в контексте бизнес-процесса держать ссылку на документ.

Почему такой способ предпочтителен? Хотя бы потому, что через BPMS вы сможете добраться до документа только пока исполняется экземпляр бизнес-процесса. А дальше, как до него добраться через год или два? Если документ хранится в той же Alfresco, то вы легко найдете его при помощи имеющейся в ней навигации и поиска.